Faktura pro forma - znaczenie

Podobieństwa i różnice między fakturą proforma i fakturą VAT

Każdy kto prowadzi działalność gospodarczą, ale też i gros osób dokonujących zakupów przez internet, otrzymał przynajmniej raz fakturę pro forma. Nie każdy jednak wie, czym de facto jest ten dokument i czym różni się on od tradycyjnej faktury.

Co to jest faktura proforma?

W języku łacińskim pro forma oznacza „tymczasowo”, wobec tego nieraz można spotkać się z tłumaczeniem, że faktura proforma to tymczasowy rachunek sprzedaży. I rzeczywiście, taka faktura nie jest dowodem księgowym, w związku z tym nie ujmuje się jej w ewidencji księgowej bądź w księdze przychodów i rozchodów. Powinno się natomiast zachować ją dla celów informacyjnych.

Faktura proforma winna uchodzić raczej za dokument handlowy, będący formą zapowiedzi pewnej oferty. Nie stanowi potwierdzenia nabycia towaru ani zrealizowania usługi, czyli w myśl przepisów ustawy o VAT nie nie może stanowić podłoża do odliczenia wskazanej w niej kwoty podatku VAT. Czy zatem faktura proforma jest ostateczna? Nie, bowiem dotyczy sprzedaży bądź usługi, która jeszcze nie jest zrealizowana, toteż warunki transakcji w niej sformułowane mogą w każdej chwili być zmodyfikowane.

Faktura proforma nie zwalnia z konieczności wydania wiążącej faktury VAT

Faktura proforma wygląda oraz posiada te same dane co faktura VAT, a więc:

  • dane stron,
  • miejsce oraz datę,
  • nazwę usług albo towarów, będących przedmiotem transakcji (wraz z określeniem ich ilości, jednostek miary itp.),
  • wartość netto oraz brutto (zarówno poszczególnych towarów i usług, jak i wartość pełnego zamówienia) opisana również słownie,
  • stawka oraz naliczona z tego tytułu kwota podatku VAT,
  • informacja o wysokości naliczonych zniżek,
  • wskazanie przewidywanej daty doręczenia towaru czy też wykonania usługi,
  • wskazanie terminu zapłaty.

By nie było żadnych problemów z rozróżnieniem tego dokumentu od właściwej faktury VAT, wywołującej skutki podatkowe, taką fakturę należy oznaczyć wyraźnie w tytule określeniem “PRO FORMA”. Należy także pamiętać, iż ten rodzaj faktury nie zwalnia z obowiązku wystawienia klientowi wiążącej faktury VAT. Co ważne, faktury proforma nie wystawia się w momencie, kiedy klient przeleje już zaliczkę lub zapłaci w całości za przedmiot transakcji.